Voorbereiding e-Depot RHC's op koers: plannen van aanpak goedgekeurd

Alle 11 Regionale Historische Centra werken samen met het Nationaal Archief hard verder aan de voorbereiding van de implementatie van het e-Depot. Een belangrijke mijlpaal is afgelopen vrijdag 14 oktober bereikt met de goedkeuring van de plannen van aanpak door de stuurgroep.

Vier secties realiseren in de periode 2011-2012 concrete producten, te weten:

• Werkprocessen en procedures. Een handboek met generieke procesbeschrijvingen van de drie centrale bedrijfsprocessen van een Regionaal Historisch Centrum, namelijk Verwerven, Beheren en Beschikbaar stellen.
• Architectuur. Product: een beschreven huidige (IST) en noodzakelijke (SOLL) informatiearchitectuur van alle Regionale Historische Centra met een architectuurplaat waarin weergegeven wordt hoe de koppeling tussen het e-Depot en de andere informatiesystemen bij het Regionaal Historisch Centrum gaat lopen.
• Toepassingsprofielen metagegevens voor locale overheden. Om soepele uitwisseling van informatie tussen overheidsorganisaties te bewerkstelligen, en om een aansluiting op het e-Depot te bevorderen, wordt ernaar gestreefd voor de locale overheden één toepassingsprofiel op te stellen. Zo wordt harmonisatie in de wijze van metadatering door overheden tot stand gebracht. Vervolgens kan elke individuele organisatie een op dit generieke profiel gebaseerd eigen toepassingsprofiel vaststellen, dat afgestemd is op de eigen organisatiespecifieke eisen en wensen.
• Personeel en organisatie. Beschreven rollen, taken, verantwoordelijkheden en competentieprofielen rond de processen verwerven, beheren en beschikbaarstellen.

Convent, Convenant en coöperatie

Tijdens het 263e convent der directeuren is er een convenant ondertekend dat het startschot geeft voor de Voorbereiding Implementatie e-Depot. In ambtelijke termen spreken 'alle partijen hiermee de ambitie uit om te komen tot optimale afstemming van ieders taken en een optimale inrichting van het proces gericht op de voorbereiding van de implementatie van het gemeenschappelijke e-Depot bij de Regionaal Historische Centra.' Dit convenant is toegelicht tijdens de KVAN studiedagen te Leeuwarden.

Stappen op weg naar e-Depot voor alle RHC’s

In 2010 hebben de Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief hun samenwerking voortgezet om te komen tot een gemeenschappelijk e-Depot. Als vervolg op de eerdere pilot is concreet onderzocht of de e-Depot applicatie voldoet aan de gebruikswensen van de RHC’s. Hieruit is voortgekomen dat de applicatie op grote lijnen functioneert. Daarnaast is een generiek stappenplan opgesteld voor de verwezenlijking van het e-Depot bij de RHC’s. Met de uitvoering van de tweede fase in 2010 is de feitelijke realisatie van een gemeenschappelijk e-Depot een stap dichterbij gekomen. Het e-Depot is in beginsel geschikt voor alle overheidslagen die behoren tot het werkingsgebied van de RHC's: rijksinstellingen in de provincie, provincie, gemeentes en waterschappen. Wel ontbreekt er nog financiële dekking.