Testsessie 2: Afspraken met archiefvormer

dinsdag 25 augustus (groep 1) en donderdag 27 augustus 2009 (groep 2)

In testsessie 2 bekeken we eerst welke afspraken we met de archiefvormer moeten maken, als archiefdienst, om het archief goed te kunnen beheren. We keken welke stappen er nodig zijn om de overbrenging goed te laten verlopen.

Growing up in Public leverde een in principe redelijk gestructureerd geheel aan, maar achteraf gezien hadden we daarin nog wel enkele verbeteringen willen doorvoeren.

Beide groepen vroegen zich af of je achteraf in de ordening van de aangeleverde mappenstructuur wijzigingen mag aanbrengen, voordat je aan een "ingest" begint. Geldt hier ook: wat we op papier doen, kan dus digitaal ook? Of wordt met herordening van mappenstructuren ook de authenticiteit van de daarin opgeborgen documenten aangetast?

Ter voorbereiding werde de volgende documenten bestudeerd:
• Overdracht van digitale informatie door de archiefvormer: het
Submission Information Package (SIP) op de website van het E-depot van het Gemeentearchief Rotterdam
• Digitale containers voor het digitaal archiefdepot op de website van het Expertisecentrum Digitale archivering in/voor Vlaamse instellingen en diensten (eDAVID)
• ISO 14721 Reference model for an open archival information system (OAIS) met name H 4
• Functioneel ontwerp digitaal depot Nationaal Archief

In de tweede helft van de sessie gingen we verder met het testscenario waar we bij de voorgaande testsessie waren gebleven. We voerden een complete "ingest" uit, inclusief het ophalen van metadata.

Testsessie 1: Geschiktheid voor overbrenging

dinsdag 18 augustus (groep 1) en donderdag 20 augustus 2009 (groep 2)

Tijdens de eerste sessie was de opdracht het digitale testarchief te bekijken en te onderzoeken of het geschikt was voor overbrenging. De door de archiefvormers aangeleverde bestanden stonden op een server van Het Utrechts Archief. We konden die bekijken via de Windows-verkenner.

Daarna werd in testsessie 1 het eerste deel van het testscenario doorlopen. Hierin vraagt de applicatie om eerst de gegevens vast te leggen van een zorgdrager. Uitgangspunt daarbij is dat met een zorgdrager eenmalig een raamovereenkomst wordt gesloten, op grond waarvan daarna meerdere overdrachten kunnen volgen.

Testarchief 2: Theatergroep Growing up in Public

Toen de Utrechtse theatergroep "Growing up in Public" in juni 2009 werd opgeheven, besloot men het archief over te dragen aan Het Utrechts Archief. Naast het fysieke archief met een omvang van tien meter, droeg de groep ook vele digitale documenten over. Dit digitaal erfgoed kon mooi als voorbeeld dienen voor een digitaal testarchief van een particuliere archiefvormer.

Tussen 1989 en 2009 maakte Growing up in Public meer dan 80 theatervoorstellingen. Twintig jaar theatergeschiedenis legde men vast in een website.

Testarchief 1: digitaal archief projectbureau Leidsche Rijn

Van het projectbureau Leidsche Rijn ontving Het Utrechts Archief een serie digitale tekeningen van gebouwen die in deze nieuwe wijk zijn gerealiseerd. Ook van gebouwen die nog niet het ontwerpstadium zijn ontstegen, zoals bijvoorbeeld de woontoren Belle van Zuylen, zijn tekeningen aanwezig.

Van deze tekeningen is de voorwaarde van digitaal bewaren extra urgent: uitprinten heeft geen nut, aangezien de tekeningen een drie-dimensionale weergave bevatten.

Een pilot: “Gebruik Digitaal Depot”

Een van de meest spannende fases van een pilot is het echte testdraaien: kijken of datgene wat je hebt ook echt werkt.

Op 23 mei 2008 heeft het Convent van Directeuren zijn akkoord op het voorstel van het Nationaal Archief en Het Utrechts Archief om een gezamenlijke pilot van de Regionaal Historische Centra (RHC’s) en het Nationaal Archief te starten gegeven. En na een gedegen voorbereiding zouden in augustus en september de testsessies worden uitgevoerd.

Doel van de pilot is het toetsen van een dienstverlening van het Nationaal Archief aan de RHC's en andere archiefinstellingen. Het uitgangspunt is hierbij dat de RHC's de Digitale Depot Software ontwikkeld door het Nationaal Archief, kunnen gebruiken voor de opslag, het beheer en de beschikbaarstelling van hun digitaal archiefmateriaal. Naast de al bestaande samenwerking tussen het Nationaal Archief en het Gemeentearchief Rotterdam wordt met de pilot ook onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van een samenwerkingsverband met tussen RHC’s en het Nationaal Archief.

De pilot wordt uitgevoerd door Het Utrechts Archief (HUA), het Noord-Hollands Archief (NHA) en het Zeeuws Archief (ZA). Samen vormen zij het kernteam RHC’s en nemen zij de operationele uitvoering van de pilot op zich.

Hoewel het project beperkt is tot het Nationaal Archief en de RHC's, zijn de resultaten zeer relevant voor andere archiefdiensten in Nederland. Na afloop van de pilot wordt er een evaluatierapport opgeleverd aan de opdrachtgever: het Convent.

Op dat moment kunnen de RHC's besluiten of zij dit pad van een gedeelde digitaal depotvoorziening verder zullen volgen en kunnen andere archiefdiensten de verworven inzichten voor hun eigen besluitvorming gebruiken.

Wie is wie?

Voordat de pilot van start ging, is er goed nagedacht over de projectinrichting: wie zitten er aan de knoppen?

Het kernteam wordt gevormd door Het Utrechts Archief, het Noord-Hollands Archief en het Zeeuws Archief en staat onder voorzitterschap van Jeroen van Oss, gemeentearchivaris te Utrecht en archiefinspecteur. De andere leden van het kernteam zijn:
• Annelot Vijn (HUA) - projectgroep Digitaal Depot en beheerder Mais-Flexis
• Klaartje Pompe (NHA) – hoofd Beheer
• Hanneke van Aalst (ZA) – hoofd Informatie en Kennis

Vanuit het Nationaal Archief wordt de werkgroep aangevuld door Ruud Yap, medewerker Digitale Selectie, Jacques Bogaarts, senior adviseur Digitale Duurzaamheid en Cees Loef namens Sogeti verantwoordelijk voor de technische realisatie van het Digitaal Depot.

Daarnaast gaven natuurlijk vele medewerkers van HUA, ZA, NHA, Sogeti en NA hun ondersteuning aan de pilot.

De pilotwerkgroep wordt aangestuurd door een stuurgroep bestaande uit de directeuren van de deelnemende RHC’s en de programmamanager ECultuur van het Nationaal Archief.

Opzet van de testsessies

In de vestiging van Het Utrechts Archief aan de Alexander Numankade was gedurende augustus-september 2009 een testlokaal ingericht. Hierin stonden vier PC's die via een lijnverbinding waren aangesloten op de de computer van het Test Digitaal Depot van het Nationaal Archief in Den Haag.

De testsessies werden in twee groepen van maximaal zeven personen uitgevoerd. Op de dinsdagen kwam een groep bij elkaar die aan de slag ging met testarchief 1: digitale tekeningen van een overheidsinstantie, het Projectbureau Leidsche Rijn. De andere groep kwam op donderdag bijeen en oefende met testarchief 2, een archief van een particuliere archiefvormer: theatergroep Growing up in Public uit Utrecht.

Bij elke sessie werden de contacten tussen de testers en de servicedesk van het Nationaal Archief onderhouden door één tussenpersoon, een zogenaamde Single Point of Contact (SPOC).

In iedere sessie werd gewerkt aan het testen van de applicatie en aan het vertrouwd raken met digitale beheerprocessen aan de hand van opdrachten rond een realistisch testarchief, afkomstig van een archiefvormer van Het Utrechts Archief. Het testen gebeurde in koppels van twee personen per computer. De een vervulde de rol van archiefvormer, de ander van archiefontvanger/-beheerder. Tijdens de eerste twee sessies werd iedere keer het hele testscenario doorlopen. In de derde sessie werd er getest zonder testscenario. Zodoende was er tijd om de applicatie goed onder de knie te krijgen. De eerste indrukken na sessie 1 en 2 werden vastgelegd, na sessie 3 werden de definitieve verbeterformulieren ingevuld.

Daarnaast werd getracht meer inzicht te krijgen in de werkprocessen rondom digitaal archiveren, om zodoende beter de digitaal depot-applicatie te kunnen beoordelen en een beter beeld te krijgen van benodigde organisatorische, personele en technische randvoorwaarden voor een archiefdienst. Het ging hierbij vooral om ervaring opdoen en niet om nu al de processen in te richten. Ook hiervoor werd in iedere sessie per koppel een opdracht uitgevoerd, waarvan de resultaten daarna besproken werden. In de laatste sessie werden de bevindingen gebundeld in een handboek. Dit handboek zal als startpunt dienen voor de uiteindelijke inrichting van de processen.